Normativa que regula
- Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral.
- REAL DECRETO 395/2007, de 23 de marzo, por el que se regula el subsistema de formación profesional para el empleo.
- ORDEN TAS/2307/2007, de 27 de julio, por el que se regula el subsistema de formación profesional para el empleo en materia de formación de demanda y su financiación, y se crea el correspondiente sistema telemático, así como los ficheros de datos personales de titularidad del Servicio Público de Empleo Estatal.
- ORDEN TAS/37/2008, que modifica la Orden TAS/2307/2007 reguladora de la formación de demanda
- Orden ESS/723/2016, de 9 de mayo, por la que se desarrolla el modelo específico de declaración responsable para su presentación por entidades de formación para la impartición de formación distinta de las especialidades previstas en el Catálogo de especialidades formativas.
Fines del sistema
Para el Trabajador:
- Mejora de la competencias profesionales e itinerarios de empleo y formación
- Mejora de la empleabilidad de trabajadores con mayores dificultades
- Acreditación de competencias adquiridas por formación o experiencia
- Promover la disminución de la brecha digital existente y garantizar la accesibilidad a las tecnologías de la información y comunicación
Para la Empresa:
- Contribuir a la mejora de la productividad y competitividad de las empresas.
Para el mercado de trabajo:
Atender a los requerimientos del mercado de trabajo y a las necesidades de las empresas, proporcionando a los trabajadores las competencias, los conocimientos y las prácticas adecuados.
¿Qué son las bonificaciones en concepto de formación?
Las empresas disponen de un crédito para la formación de sus trabajadores mediante la aplicación de bonificaciones a la Seguridad Social. La formación financiada a través de estas ayudas, denominada formación programada por las empresas, abarca acciones formativas de las empresas y permisos individuales de formación, y su objetivo es responder a las necesidades específicas de formación planteadas por las empresas y sus trabajadores.
¿Existe un crédito mínimo al cual tiene derecho la empresa?
Todas las empresas que cotizan por Formación Profesional, independientemente de su tamaño y fecha de creación, disponen de un crédito para formación mínimo de 420 euros.
¿Cómo se calcula el crédito en el caso de empresas de nueva creación?
- Si la empresa ha sido creada en el año en curso, el crédito resultará de multiplicar el número de trabajadores (de acuerdo con el primer boletín de cotización a la Seguridad Social) por 65 €.
- Si la empresa fue creada en el año anterior (y por tanto no cotizó la totalidad de los meses del ejercicio), se aplicará también esta fórmula para el cálculo del crédito si el importe resultante le es más favorable que el que resulta aplicando el procedimiento general.
¿Influye en el crédito la apertura de nuevos centros de trabajo?
En el caso de apertura de nuevos centros de trabajo en el año en curso, el importe del crédito inicial que tenga la empresa se incrementará con el resultado de multiplicar el número de trabajadores nuevos incorporados al centro (de acuerdo con el primer boletín de cotización a la Seguridad Social) por 65 euros
¿Qué ocurre con el crédito en el caso de verse afectada la empresa en ese año o en el anterior por un proceso de fusión, escisión o transformación societaria?
Esta información se cumplimentará en los datos de la empresa afectada a través de la aplicación telemática, para que desde la Fundación se gestione el traspaso (cambio societario), reparto (escisión) o suma (fusión o absorción) del crédito existente.
¿Qué ocurre en caso de aplazamiento en los Seguros Sociales?
La cuota de formación se corresponde con los ingresos efectivamente realizados de enero a diciembre del año anterior; por tanto, la reducción de ingresos en un ejercicio minorará el crédito asignado a la empresa para el ejercicio siguiente.
¿Existe algún límite en la utilización del crédito?
Para todas las empresas existe un máximo financiable del coste de las acciones formativas y que dependerá de la modalidad de impartición (presencial, a distancia, teleformación, mixta), así como, en el caso de la modalidad presencial, del nivel de formación.
Este coste es calculado automáticamente por la aplicación al introducir las características del curso.
El coste máximo financiable de las acciones formativas será el resultado de multiplicar el módulo económico correspondiente por el número de horas del curso y por el número de alumnos.
¿El crédito cubre el total de los costes de formación o la empresa tiene que hacer alguna aportación?
Las empresas cuya plantilla sea superior a 5 trabajadores están obligadas a participar en la financiación de los costes de formación de su plan de formación anual (es decir, de la totalidad de los cursos que realice y comunique en la aplicación telemática). Esta aportación se denomina cofinanciación.
¿Cómo se calcula la aportación (cofinanciación) que debe realizar la empresa?
La cofinanciación privada varía en función de la plantilla:
- de 6-9 trabajadores 5%
- de 10-49 trabajadores 10%
- de 50-249 trabajadores 20%
- de más de 250 trabajadores 40%
Las empresas de 1 a 5 trabajadores quedan exentas de cofinanciar con sus propios recursos la formación.
La fórmula para el cálculo de la cofinanciación es la siguiente:
Cofinanciación = (coste total admitido de la formación – bonificación aplicada) + coste salarial de los trabajadores formados en jornada laboral.
La aplicación facilita información sobre el estado de cumplimiento de este requisito.
¿Existe alguna excepción en el caso de tener la consideración de grupo de empresas?
A partir del 1 de enero de 2016, en caso de pertenecer a un grupo de empresas, cada empresa podrá disponer del importe del crédito que corresponda al grupo, con el límite del 100 por cien de lo cotizado por cada una de ellas en concepto de formación profesional.
¿Puede acumularse el crédito de un ejercicio a los siguientes?
Las empresas de menos de 50 trabajadores pueden reservar el crédito de formación no dispuesto en un ejercicio, y acumularlo en los dos ejercicios siguientes. Dicha voluntad se deberá comunicar a través de la aplicación telemática (en el menú Empresa, apartado Características) hasta el 30 de junio. A partir de esa fecha, esta información no podrá ser modificada.
¿Pueden participar trabajadores que se encuentra de baja de maternidad?
Sí, pueden participar siempre que dispongan de autorización médica para ello.
¿Pueden participar trabajadores en situación de excedencia?
Durante las excedencias por cuidado de hijos o familiares, o por ocupar un cargo público, pueden participar en formación durante el primer año.
Durante la excedencia voluntaria no pueden participar en la formación que imparta la empresa.
¿Puede un trabajador con baja por maternidad participar en un curso?
Sí, siempre que la formación sea compatible con la enfermedad, y en todo caso, con autorización médica.
¿Pueden los trabajadores autónomos bonificarse por la formación que realicen?
Dado que no cotizan en concepto de Formación Profesional, los trabajadores autónomos no disponen de crédito para participar en la formación programada por las empresas. No obstante, pueden acceder a los cursos financiados a través de la Formación de Oferta.
¿Existe algún coste para los trabajadores?
No, las empresas deben garantizar que la formación por la cual se bonifican es gratuita para los trabajadores que participan en la misma.
¿Qué trabajadores son destinatarios de la formación programada por las empresas?
Todos los trabajadores asalariados que prestan servicios en empresas privadas – o entidades públicas no incluidas en el ámbito de aplicación de los acuerdos de formación en las Administraciones públicas – y cotizan a la Seguridad Social en concepto de Formación Profesional, así como los trabajadores que se encuentran en las siguientes situaciones:
- Trabajadores fijos discontinuos en los períodos de no ocupación.
- Trabajadores que acceden a situación de desempleo cuando se encuentran realizando formación.
- Trabajadores acogidos a regulación de empleo en sus períodos de suspensión de empleo por expediente autorizado.
- Trabajadores afectados por medidas temporales de suspensión de contrato por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción, en sus períodos de suspensión de empleo
¿Qué colectivos de trabajadores tienen prioridad en la formación financiada a través del sistema de bonificaciones?
Los trabajadores considerados prioritarios en las acciones formativas financiadas a través del sistema de bonificaciones son:
- Trabajadores de pequeñas y medianas empresas.
- Mujeres.
- Mayores de 45 años.
- Trabajadores de baja cualificación.
- Personas con discapacidad.
- Víctimas del terrorismo y de violencia de género.
¿Pueden participar en la formación trabajadores que se encuentren disfrutando de su período vacacional?
Sí, dado que continúan comprendidos en el campo de aplicación del régimen en el que están encuadrados.
¿Qué cursos o acciones formativas son bonificables?
Cualquier acción formativa que guarde relación con la actividad desarrollada por la empresa y esté dirigida a la adquisición y mejora de las competencias y cualificaciones profesionales de los trabajadores, y cumpla con los requisitos de duración y límites de participantes establecidos en la normativa.
¿Puede impartirse formación de cualquier materia?
Sí, siempre que guarde relación con la actividad desarrollada por la empresa.
¿Se incluyen actividades como ferias, congresos, seminarios, etc.?
No, ese tipo de actividades no se consideran acciones formativas de acuerdo a la normativa que regula el sistema de bonificaciones.
¿Existe algún límite en la duración de los cursos?
La duración de los cursos no podrá ser inferior a dos horas lectivas. No existe límite máximo, aunque su duración deberá ser adecuada al contenido y objetivos de la acción formativa.
¿Existen límites en el número de participantes?
En función de la modalidad en la que se imparta el curso, el número de participantes no podrá superar los siguientes límites:
- Cursos presenciales: 25 participantes.
- Cursos a distancia y teleformación: 80 participantes por tutor.
¿Cuántas horas de formación diarias puede recibir un trabajador?
La participación de un trabajador no podrá superar 8 horas por día.
¿Qué se entiende por formación de nivel básico y de nivel superior?
El nivel básico se aplica a la formación en materias transversales o genéricas, que capacita para desarrollar competencias y cualificaciones básicas.
El nivel superior se aplica cuando la formación incorpore materias que impliquen especialización y/o capacite para desarrollar competencias de programación y/o dirección.
¿Qué se considera modalidad presencial?
La formación presencial se caracteriza por la coincidencia en tiempo y espacio entre, al menos, un formador y los participantes. Esta modalidad permite la interacción directa y continua en el proceso de enseñanza-aprendizaje, tanto entre el formador y el participante como entre el conjunto de participantes.
Las acciones formativas presenciales se impartirán en aulas, talleres o instalaciones apropiadas, con la disposición de medios didácticos y materiales necesarios, de acuerdo con lo que establezca el correspondiente programa formativo. Los grupos serán de 25 participantes como máximo, registrándose la asistencia a la acción formativa mediante los controles de asistencia, por sesión, firmados por los alumnos.
¿Qué se considera modalidad mixta?
Se entiende por modalidad mixta aquella impartida en las dos modalidades, presencial y teleformación, cuya parte presencial es superior al 20% de la duración total de la acción.
En caso contrario, se considerará teleformación.
¿Qué se considera modalidad teleformación?
Se entenderá que una acción formativa se realiza mediante teleformación (e-learning, formación on-line, formación virtual, etc) cuando la impartición de las acciones formativas se desarrolle a través de una plataforma de formación que posibilite la interactividad de participantes, tutores y recursos localizados en diferentes lugares.
Deberá existir una guía didáctica, asistencia tutorial, controles de aprendizaje y recibí de entrega de material, salvo si el alumno dispone de toda la documentación a través de la plataforma.
El sistema deberá generar registros de interacción con el programa, tanto de la asistencia tutorial como de los controles de aprendizaje, permitiendo el seguimiento del proceso formativo de los participantes.
¿Qué es y qué requisitos tiene que cumplir plataforma virtual?
Es un entorno virtual de aprendizaje que posibilita, mediante la conexión como usuario autorizado, el acceso a contenidos y recursos formativos multimedia. Debe incorporar un sistema gestor del seguimiento que permita, como mínimo:
- Creación de grupos formativos, así como interacción entre los participantes y el tutor, y entre los propios participantes, a través de herramientas como foros, chats, correo electrónico.
- Registro de la actividad e interacción con el programa de cada usuario.
- Acceso a herramientas o guía didáctica: cómo se va a realizar la formación, objetivos del curso, calendario, horas, módulos, evaluaciones a realizar, tutorías, información del tutor, etc.
- Sistema de ayuda de la plataforma (utilización, navegación, recursos, asistencia técnica, etc.).
- Controles de aprendizaje y/o pruebas de autoevaluación acordes con los contenidos del curso.
¿Qué documentación acreditativa debe conservarse de un curso impartido mediante teleformación?
- Registros de actividad/interacción con el programa (incluyendo la asistencia tutorial y controles de aprendizaje).
- Controles de aprendizaje/pruebas de autoevaluación.
- Contenidos y recursos didácticos (en soporte electrónico o papel).
- En su caso, recibí de entrega del material (salvo que el alumno disponga de toda la documentación a través de la plataforma).
- Guía didáctica.
- Cuestionarios de evaluación.
- Acreditación de entrega de los diplomas.
Una vez finalizado un curso impartido bajo la modalidad de teleformación, ¿debe mantenerse en la plataforma a efectos de posibles actuaciones de seguimiento y verificación durante el período estipulado (4 años)?
No, no es necesario que el curso permanezca en la plataforma, aunque deberá conservarse la documentación acreditativa del mismo descrita, pudiendo archivarse el material didáctico (contenidos y recursos) en soporte electrónico.
¿Se puede hacer uso del correo electrónico como medio de envío de documentación a los participantes?
Cuando las comunicaciones con los alumnos tengan por objeto el envío de documentación (material didáctico, diplomas, etc.), ha de efectuarse de modo que, si fuera necesario, pueda acreditarse que se cumplió la obligación en tiempo y forma, mediante recibís firmados por los participantes. En el caso de no poder acreditarse, se consideraría como no cumplida dicha obligación y daría lugar a la devolución de parte de la ayuda.
¿Pueden ser entregados los diplomas a través de la plataforma virtual?
Sí, en el caso de las acciones formativas impartidas en modalidad de teleformación es válida la entrega de los diplomas a través de la plataforma, que deberá garantizar que el acceso a la descarga del certificado por parte del alumno se realice utilizando su clave personal y que exista registro de dicha descarga a modo de recibí.
¿Además del procedimiento a seguir, qué obligaciones deben tener en cuenta las empresas para poder bonificarse por la formación que realicen?
- Hallarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social.
- Garantizar la gratuidad de la formación a los participantes en las acciones formativas.
- Mantener durante un período de cuatro años la documentación justificativa de las acciones de formación sobre las que haya aplicado bonificaciones.
- Identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y las bonificaciones que se apliquen, con la referencia común a todos ellos de “Formación Profesional para el Empleo”.
- Someterse a las actuaciones de comprobación, seguimiento y control a realizar por los órganos competentes.
¿Qué procedimiento debo seguir para poder bonificarme por la formación de mis trabajadores?
Para poder beneficiarse de estas ayudas, deberá darse de alta en la aplicación telemática, a través de la cual comunicará a la Fundación la información sobre la formación realizada (inicio, características, finalización, etc.). El acceso a dicha aplicación se realiza mediante un certificado digital de persona jurídica.
Una vez se accede a la aplicación, los pasos a realizar para poder gestionar las bonificaciones son:
- Informar a la Representación Legal de los Trabajadores.
- Comunicar el inicio de la formación.
- Realizar la formación.
- Comunicar la finalización de la formación.
- Aplicarse la bonificación.
¿Qué documentación debo conservar?
- Control de asistencia (modalidad presencial).
- Currículum y acreditaciones del tutor.
- Contenidos y recursos didácticos.
- Acreditación de la entrega del certificado o diploma.
- Cuestionarios de evaluación cumplimentados por los participantes.
- En caso de acciones impartidas mediante formación a distancia o teleformación, registros de actividad/interacción con el programa (incluyendo la asistencia tutorial y de la realización de controles de aprendizaje), controles de aprendizaje/pruebas de evaluación, guía didáctica. En su caso, informe de la Representación Legal de los Trabajadores.
- En su caso, informe de la Representación Legal de los Trabajadores.
- Contabilización de los costes.
- Documentación justificativa de los costes y comprobantes de pago.
- En el caso de las empresas organizadoras, Contrato de encomienda de la organización.
¿Debo remitir alguna documentación a la Fundación?
Toda la gestión de formación programada por las empresas se realiza a través de la aplicación telemática. Por tanto, no es necesario presentar documentación alguna, salvo que ésta sea requerida.
¿Durante cuánto tiempo deben conservar las empresas la documentación justificativa de los cursos bonificados?
Las empresas deberán mantener a disposición de los órganos de control competentes la documentación justificativa de las acciones de formación comunicadas (tanto a efectos de bonificación como de cofinanciación privada) durante un periodo de 4 años, contando a partir del momento en que haya finalizado el plazo de presentación de los TC del mes de diciembre de ejercicio en curso.
En el supuesto de acciones cofinanciadas con fondos comunitarios ( programa operativo 2007-2013), la documentación justificativa deberá estar a disposición de los órganos administrativos y de control, al menos, hasta el 31 de diciembre de 2020, según lo establecido por la normativa comunitaria.
¿Qué ocurre si la empresa suspende su actividad o se disuelve antes del periodo establecido para mantener la documentación justificativa?
Las empresas que, sin haber transcurrido el período establecido para mantener la documentación justificativa de las bonificaciones aplicadas, suspendan su actividad económica o se disuelvan, deberán remitir copia de la misma a la Fundación.
¿Se admite el soporte digital de la documentación relativa a un curso bonificado?
Si se trata de documentación original emitida de forma electrónica, sí será posible su conservación, pero en caso de tratarse de documentación originalmente emitida en papel, deberá conservase en esa forma.
¿Existe algún requisito a tener en cuenta en la realización de la formación?
Durante la formación, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
- Informar a los participantes sobre el modelo de financiación (origen de los fondos).
- Custodiar el documento de control de asistencia de los trabajadores.
- Entregar certificado o diploma en un plazo máximo de 2 meses desde la finalización de la formación.
- Entregar el Cuestionario de evaluación de calidad a los participantes para su cumplimentación.
¿Puede iniciarse la formación si el informe de la RLT no es favorable?
Si transcurrido el plazo de 15 días para resolver discrepancias, éstas se mantienen, y se remite Acta de Discrepancias a la Fundación, puede no obstante iniciarse la formación comunicada.
¿Qué ocurre si la RLT emite un informe no favorable?
En caso de surgir discrepancias, se abrirá un plazo de 15 días para resolverlas. Si pasado el plazo continúa la discrepancia, se deberá levantar Acta de Discrepancias y enviarla, en un plazo de 10 días, junto con la documentación entregada a la Representación Legal de los Trabajadores y los informes emitidos, a la Fundación. Ésta pondrá toda la documentación a disposición de la estructura paritaria sectorial competente.
¿Qué ocurre cuando en un grupo de empresas una de ellas tiene informe desfavorable de la RLT, y el resto de las empresas del grupo tienen informe favorable?
En el sistema de bonificaciones una empresa se identifica por su CIF por lo que cada empresa debe presentar y tener su propio informe, no influyendo en el resto el informe de las demás.
Si existe informe desfavorable deberá remitirse a la Fundación para su gestión.
¿Qué ocurre si la RLT no informa?
Trascurrido el plazo sin que se haya remitido el citado informe se entenderá cumplido este trámite.
¿Cuándo tiene que emitir su informe la RLT?
La RLT podrá emitir su informe en el plazo de 15 días desde la recepción de la documentación.
¿Qué es el informe de la RLT?
Es la valoración que emite la RLT sobre la información de las acciones formativas o permiso individual de formación.
¿Cómo debe procederse en el caso de empresas que tienen varios centros de trabajo?
Se debe informar a todos los centros de la empresa, independientemente de si éstos tienen o no RLT, y tanto si participan o no en la formación a impartir.
¿Qué información debe facilitar la empresa a la RLT?
- Denominación, descripción y objetivos de las acciones formativas.
- Colectivos destinatarios y número de participantes por acción formativa.
- Calendario previsto de ejecución.
- Medios pedagógicos.
- Criterios de selección de los participantes.
- Lugar previsto de impartición.
- Balance de las acciones formativas del ejercicio precedente.
Esta misma información será de aplicación a los permisos individuales de formación.
¿Qué ocurre si no existe RLT en la empresa?
Cuando la empresa no tenga representación legal de los trabajadores será necesaria la conformidad de los trabajadores afectados por las acciones formativas, que se entenderá tácita, salvo manifestación expresa en sentido contrario.
Si hay disconformidad o denuncia por cualquier trabajador de la empresa, se aplicará el procedimiento previsto para los casos de disconformidad entre la empresa y la RLT.
¿Qué modalidades puede adoptar la RLT?
La Representación Legal de los Trabajadores podrá adoptar las siguientes modalidades:
- Delegados de Personal: en empresas de 11 a 49 trabajadores, así como empresas o centros que cuenten entre seis y diez trabajadores, si así lo decidieran éstos por mayoría (hasta 30 trabajadores, 1 Delegado de Personal; de 31 a 49 trabajadores, 3)
- Comité de Empresa: Empresas o centros de trabajo con al menos 50 trabajadores.
- Comité Intercentros: Empresas en la que existen varios Comités de Centro, cuando éstos así lo decidan en Convenio. Sus miembros se elegirán de entre los componentes de los distintos
Comités de Centro, teniendo en cuenta los resultados electorales globales. En ningún caso podrán exceder de 13 miembros. - Comité de Empresa conjunto: Representa a los trabajadores de varios centros de trabajo de una misma empresa, ubicados en la misma provincia o municipios limítrofes, que de forma independiente no agrupan 50 trabajadores, pero sí de forma conjunta.
- Secciones Sindicales: Los trabajadores afiliados a un sindicato podrán, en el ámbito de la empresa o centro de trabajo, constituir una Sección Sindical que represente a los trabajadores afiliados. Las secciones sindicales están representadas por delegados sindicales elegidos por los afiliados, y pueden o no formar parte del Comité de Empresa.
¿Qué es la Representación Legal de los Trabajadores (RLT)?
Es el órgano de representación mediante el cual se articula el derecho que los trabajadores tienen de participación en la empresa, y a través del cual se hace efectiva la defensa de sus intereses (Art. 129.2 de la Constitución y Arts. 4, 61 y siguientes del Estatuto de los Trabajadores).
¿Qué ocurre si, una vez comunicados, se detectan errores en los datos de finalización?
Las empresas pueden modificar los datos de finalización hasta el día 20 del mes siguiente a la comunicación, excepto los grupos finalizados en el mes de enero del año siguiente que podrán desfinalizarse solo hasta el 31 de enero.
¿Qué plazo tengo para comunicar la finalización?
Antes de que finalice el plazo de presentación del boletín de cotización a la Seguridad Social en que se aplican las bonificaciones y, en todo caso, antes de que finalice el correspondiente al mes de diciembre del respectivo ejercicio económico.
¿Qué se entiende por “participante finalizado”?
Para poder ser considerado como participantes que ha realizado la formación y por lo tanto, puede ser objeto de bonificación, deberá haber realizado como mínimo un 75% de la formación.
Una vez finalizada la formación de un grupo, ¿qué información debo notificar?
- Detalle de participantes finalizados. Cabe señalar que únicamente en el caso de los certificados de profesionalidad impartidos bajo la modalidad de teleformación, los datos de los participantes se cumplimentarán al inicio de la formación.
- Costes incurridos en el desarrollo de la formación (directos, indirectos y de organización, en su caso)
- Cuantía y mes de aplicación de la bonificación.
¿Existe algún requisito a tener en cuenta en la realización de la formación?
Durante la formación, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
- Informar a los participantes sobre el modelo de financiación (origen de los fondos).
- Custodiar el documento de control de asistencia de los trabajadores.
- Entregar certificado o diploma en un plazo máximo de 2 meses desde la finalización de la formación.
- Entregar el Cuestionario de evaluación de calidad a los participantes para su cumplimentación.
¿Qué se consideran “causas imprevistas” que impiden la no comunicación en plazo del inicio de la formación?
Se consideran “causas imprevistas” los supuestos de fuerza mayor regulados en el artículo 1105 del Código Civil, siempre que los mismos estén debidamente acreditados, o bien circunstancias que, debidamente acreditadas, fundamenten razonablemente adoptar una decisión ajustada al caso concreto que suponga una ampliación de los plazos establecidos en la Orden TAS/2307.
Las características de la fuerza mayor previstas por el Código Civil y la Jurisprudencia son:
- Que el hecho sea inevitable, insuperable e irresistible.
- Que el hecho sea ajeno a la voluntad del sujeto obligado.
- Que exista una relación causal entre el hecho y el resultado.
- Que el obligado haya actuado con la diligencia mínima exigible.
Estas causas deberán ser notificadas a la Fundación en el momento en que se produzcan mediante el apartado destinado al efecto en la aplicación. Cada notificación será examinada individualmente.
¿Qué ocurre si no se respetan los plazos de comunicación de los cambios en los datos facilitados?
La no comunicación en los plazos mencionados, implicará que el correspondiente grupo de formación se considere “no realizado” a efectos de aplicar la bonificación, salvo que la no comunicación en plazo se deba a causas imprevistas, debidamente justificadas y comunicadas en el momento en el que se produzcan.
¿Qué ocurre si, una vez comunicada la formación, se producen cambios en los datos facilitados?
Los cambios que afecten cambio de horario, lugar y fecha de impartición deberán ser comunicados, como mínimo, con 4 días de antelación. Si estos cambios afectan a la fecha de comienzo inicialmente prevista, deberá abrirse un plazo de 7 días entre la fecha de comunicación y el nuevo inicio del grupo.
El resto de los cambios pueden ser comunicados antes del comienzo.
Antes de iniciar la formación de un grupo, ¿qué información debo notificar y en qué plazo?
Las empresas deben comunicar a través de la Aplicación de Acciones Formativas, con una antelación mínima de 7 días naturales a la fecha de comienzo de cada grupo formativo, los siguientes datos:
- Fechas, horarios y lugar de realización.
- Denominación y contenidos básicos de la acción formativa.
- Modalidad de impartición.
- Número de participantes y CIF de las empresas participantes.
¿Dónde y cuándo debo comunicar los datos de los participantes del curso?
En la comunicación de inicio sólo debe indicarse el número de participantes. Una vez finalizado el curso, en la comunicación de finalización, se deberá informar de los datos de todos los alumnos que hayan participado en, como mínimo, un 75% del curso.
¿Qué ocurre si se detectan incidencias en las visitas o actuaciones de seguimiento posteriores?
Las empresas que han sido objeto de actuaciones de seguimiento y control pueden ver disminuido el crédito justificado como resultado de las desviaciones o incidencias detectadas en las mismas.
Si se detectan estas desviaciones en una visita, éstas no se reflejan en la hoja de visita que se hace entrega al finalizar la misma, sino que se comunicarán en la carta donde se notifica el resultado de las gestiones técnicas efectuadas durante el proceso de comprobación del crédito.
¿Qué actuaciones de seguimiento y control llevan a cabo los órganos competentes?
Las actuaciones de seguimiento y control que se realicen mediante visitas en tiempo real y ex post representarán al menos el 10 por de los recursos públicos destinados a las acciones formativas en las empresas, sin perjuicio de las actuaciones que puedan realizar los órganos de fiscalización y control. En las acciones formativas dirigidas a la obtención de certificados de profesionalidad supondrá el 100 por ciento de las mismas.
El Servicio Público de Empleo Estatal realiza las siguientes actuaciones de comprobación:
- Visitas de seguimiento de los grupos formativos comunicados, en el lugar de impartición durante su realización, en las cuales se recogen evidencias físicas y entrevistas a los responsables, alumnos y formadores y se comprueba que la realización de la acción formativa es acorde a lo comunicado.
- Requerimientos de documentación justificativa de la realización de las acciones formativas y PIF.
¿Es necesario que las facturas estén pagadas para que la empresa pueda aplicarse la bonificación?
La empresa puede bonificarse antes de pagar las facturas correspondientes a la formación objeto de la bonificación. Los pagos de las facturas que soportan el coste de la formación deben realizarse antes del último día hábil para la presentación del boletín de cotización del mes de diciembre del ejercicio económico que corresponda.
¿Existe alguna penalización o se aplican intereses de demora cuando se realizan bonificaciones indebidas?
Cuando las cantidades correspondientes a bonificaciones indebidamente aplicadas sean objeto de reclamación administrativa mediante acta de liquidación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, la devolución de dichas cantidades incluirá los intereses de demora (calculados desde el disfrute indebido de la bonificación).
¿Cómo se realiza la devolución si se realiza una bonificación indebida?
Debe realizarse una devolución a favor del Servicio Público de Empleo Estatal, indicando CIF, Razón Social y número de expediente en la siguiente cuenta:
BANCO DE ESPAÑA, ALCALÁ 50, 28014 MADRID
Código IBAN: ES32 9000 0001 2002 03405128
Una vez realizada, se remitirá el justificante del ingreso a la Fundación, a través del formulario disponible en el apartado Devoluciones Banco de España en la página de acceso a la aplicación de bonificaciones. Para ello, es necesario disponer de certificado digital de persona física o jurídica de la empresa bonificada u organizadora.
¿Puedo aplicarme las bonificaciones en otros pagos de la Seguridad Social?
Las bonificaciones por formación continua sólo podrán deducirse en las liquidaciones normales, quedando excluidos los pagos que se hayan podido realizar por otros conceptos (ej. apremios, ejecución de sentencias, etc.).
¿Cuál es la bonificación máxima que puede aplicarse la empresa?
La bonificación aplicable por la empresa (para aquellos grupos comunicados a partir del 24 de marzo de 2015) no podrá superar, en ningún caso, el importe menor de los siguientes:
- Crédito disponible.
- Total de los costes del grupo (directos + indirectos + (en su caso) costes de organización)
- Importe máximo financiable = (módulo económico máximo x horas de impartición x número de participantes) + (en su caso) costes de organización.
¿Qué ocurre si no se bonifican de las cantidades correspondientes a su crédito en el ejercicio anual?
Si no se bonifica en el ejercicio presupuestario, la empresa no podrá bonificarse posteriormente por la formación impartida dentro de dicho ejercicio económico.
¿Cómo se aplican las bonificaciones?
A través del sistema RED se comunicarán las bonificaciones por formación profesional continua en el segmento EDTCA80 “Bonificación SPEE formación continua”.
El importe de esta bonificación se acumulará en el segmento EDTCA60 “Suma de bonificaciones, subvenciones y compensaciones”.
En caso de que la liquidación de cuotas resulte a favor del usuario, la mera presentación de los documentos de cotización se considerará Solicitud de Saldo Acreedor y la TGSS tramitará la devolución del importe correspondiente.
¿Qué requisitos debe cumplir la empresa para aplicar las bonificaciones?
- Hallarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social.
- Haber informado a la Representación Legal de los Trabajadores.
- Haber comunicado el inicio de la formación.
- Haber realizado la formación.
- Haber comunicado la finalización de la formación.
¿Cuándo se puede bonificar la empresa los gastos de la acción formativa?
Las bonificaciones en las cotizaciones de la Seguridad Social podrán aplicarse a partir de la comunicación de finalización de la formación y, en todo caso, con anterioridad a la fecha en que finaliza el plazo de presentación del boletín de cotización correspondiente al mes de diciembre del mismo ejercicio económico.
¿Qué es una entidad organizadora?
Es la entidad a la cual las empresas encomiendan la organización de la formación para sus trabajadores, hecho que se formaliza mediante escrito firmado por los representantes legales. En la web ofrece un modelo de este Contrato de encomienda de organización con el contenido mínimo.
La entidad organizadora será la responsable de contratar a la entidad o entidades que imparten la formación, que deberá estar acreditada y/o inscrita en el registro de entidades de formación habilitado por la Administración pública competente.
Hay que tener en cuenta que ni la actividad de organización, ni la de impartición podrán ser objeto de subcontratación; no considerándose subcontratación la obligación que tiene la entidad organizadora de contratar a la entidad o entidades que imparten la formación, ni la contratación del personal docente.
¿Qué tipo de entidades podrán actuar como organizadoras?
- Organizaciones empresariales.
- Organizaciones sindicales.
- Estructuras paritarias constituidas en el ámbito de la negociación colectiva que cuenten con personalidad jurídica propia.
- Asociaciones de trabajadores autónomos.
- Asociaciones de la economía social.
- Entidades de formación acreditadas y/o inscritas en el correspondiente registro.
¿Qué requisitos se deben cumplir para ser entidad organizadora si se carece de CIF?
Las entidades de formación acreditadas y/o inscritas que carezcan de CIF y deseen actuar como entidad organizadora en la iniciativa de formación programada por las empresas (y por tanto, desempeñar todas las funciones descritas en la normativa vigente), deberán presentar la siguiente documentación:
- Solicitud de alta donde haga constar sus datos identificativos (nombre, apellidos, NIF, teléfono y correo electrónico).
- Declaración responsable para acreditar que se encuentra inscrita en el Registro de centros “Inscripción sin especialidad”.
Para más información, pueden consultar las instrucciones de cumplimentación “Inscripción sin especialidad/manual aplicación”.
La solicitud y la documentación adjunta deberá ser remitida al nº de fax 91 119 54 02, o bien a través de correo postal a la siguiente dirección: Calle Torrelaguna 56 – C.P.: 28027 Madrid.
Una vez revisada la documentación, se procederá al alta en la aplicación para poder gestionar como entidad organizadora.
¿Cuáles son las funciones de las entidades organizadoras?
Las entidades organizadoras serán las responsables de:
- Comunicar el inicio y finalización de las acciones formativas.
- Asegurar el desarrollo satisfactorio de las acciones formativas.
- Asegurar las funciones de seguimiento, control y evaluación.
- Asegurar la adecuación de la formación realizada a las necesidades formativas reales de las empresas.
- Contratar a la entidad de formación acreditada y/o inscrita que imparta las acciones formativas, salvo en el caso de tratarse de la misma entidad.
- Facilitar a las empresas para las que organicen la formación la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas.
- Facilitar a las empresas la información necesaria para la correcta aplicación de las bonificaciones.
- Someterse y asegurar el desarrollo satisfactorio las actuaciones de comprobación, seguimiento y control que realicen las Administraciones públicas competentes y los demás órganos de control.
¿Qué es un contrato de encomienda de la organización?
Es un acuerdo escrito firmado por los representantes legales de las empresas y aquella a la que encomiende la organización de la formación, en el que deberá constar, entre otros, los datos de identificación, las obligaciones de los firmantes y, específicamente las que asume la entidad organizadora, así como, la compensación económica por los costes de organización.
El formalizar este documento por escrito es requisito para la constitución de la agrupación de empresas (artículo 16.2 Real Decreto 395/2007).
En las actuaciones de seguimiento y control ex-post dicho acuerdo puede ser solicitado.
¿Cómo se formaliza la constitución de la agrupación de empresas?
La constitución de la agrupación de empresas habrá de formalizarse mediante acuerdo escrito firmado por los representantes legales de la entidad organizadora y de las empresas agrupadas, en el que deberán constar:
- Los datos de su identificación.
- Las obligaciones de los firmantes y específicamente, las que asume la entidad organizadora.
- La compensación económica por los costes de organización.
- La fecha
¿Una vez firmado el contrato de encomienda de la organización, qué debo hacer si quiero incorporar empresas nuevas?
Tras haber firmado un contrato de encomienda de la organización, entre una entidad organizadora y varias empresas, pueden adherirse al mismo nuevas empresas que quieran formar parte de esa agrupación mediante la firma de los representantes legales del Documento de Adhesión. A dichas empresas deberá facilitárseles copia del convenio al que se suscriben.
¿Qué documentos deben tenerse en cuenta en la agrupación de empresas?
En la agrupación de empresas debe tenerse en cuenta los siguientes documentos:
- Contrato de encomienda de organización de la formación suscrito. (Modelo para la creación de la agrupación).
- Documento de adhesión al Contrato de encomienda de organización (Modelo para la adhesión de una empresa nueva, posterior a la creación de la agrupación. Igualmente debe facilitarse a la empresa el contrato al que se suscribe)
- Documento de desistimiento del Contrato de encomienda de organización de la formación. (Documento de finalización del compromiso).
¿Cuál es la vigencia del contrato de encomienda de la organización?
El período de vigencia del contrato de encomienda de la organización será el que las partes acuerden (indefinido, duración determinada, prorrogable, anual, etc.), mientras no se produzca un cambio de normativa reguladora.
La entidad organizadora deberá indicar la fecha en que fue suscrito el citado acuerdo con cada una de las empresas agrupadas al darlas de alta en el sistema telemático.
¿Quién custodia el contrato de encomienda de la organización, la entidad externa o la entidad que se bonifica?
La normativa establece que la entidad externa debe facilitar a las empresas para las que organicen la formación toda la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas. Ello incluye el contrato de encomienda. Dado que se trata de un documento firmado por ambas partes, lo razonable es que se firme por duplicado y cada una conserve un original.
¿Qué documentación debe custodiar la empresa bonificada y qué documentación debe custodiar la organizadora?
Tal y como establece la normativa, la entidad organizadora será la responsable de facilitar a las empresas para las que organicen la formación toda la documentación relacionada con la organización, gestión e impartición de las acciones formativas. Por lo tanto, ambas entidades deben conservar copia de dicha documentación..
¿Puede realizar una acción formativa sólo una de las empresas de la agrupación?
Sí, se puede realizar una acción formativa para una sola empresa sin que participe ninguna otra más de la agrupación. La normativa reguladora no establece ningún límite al respecto.
¿Cuántas empresas como máximo pueden formar parte de una agrupación?
El límite de empresas que pueden incluirse en una agrupación en la aplicación telemática es de 1.000.
¿Cuántas empresas se requiere para constituir una agrupación?
De acuerdo con la normativa vigente, una entidad externa puede gestionar la formación de una sola empresa.
¿Qué debe hacer la empresa para darse de baja en una agrupación?
Si como empresa se quiere cursar la baja en la agrupación, la entidad puede anular su participación de la siguiente forma:
- Firmar la el Documento de desestimiento del Contrato de encomienda y comunicárselo a la empresa.
- Si está registrada o se registra en la aplicación como empresa bonificada, puede denegar su autorización a otras entidades a incluirla en sus agrupaciones (apartado “Datos de Empresa: Autorización).
¿Es admisible que la organización de la actividad formativa se realice por una empresa perteneciente a una agrupación y por una empresa externa de forma conjunta?
Sí, se admite un sistema mixto de organización, aunque no se admite que la entidad externa delegue o contrate el desarrollo de dicha organización con terceros.
Si la empresa contrata a una entidad externa para la realización de gestiones administrativas para la aplicación de bonificaciones, ¿se considera encomienda de la organización?
No, siempre y cuando la actividad de dicha entidad se limite a las funciones de gestión administrativa para la aplicación de bonificaciones.
¿Quién debe contratar a las entidades que imparten la formación?
Las empresas pueden:
- Organizar la formación de sus propios trabajadores, e impartir la formación con medios propios o recurrir a su contratación con una entidad de formación.
- Encomendar la organización a una entidad externa. En éste caso, esta entidad será la que contrate a la entidad o entidades que imparten la formación – salvo que la entidad organizadora sea a su vez la que imparta la formación. En este caso, la entidad formativa deberá estar acreditada y/o inscrita.
¿Deben estar los centros que imparten acreditados o inscritos?
Si la empresa opta por encomendar la organización de la formación a una entidad externa, ésta será la que contrate a la entidad o entidades que imparten la formación, que deberá estar acreditada y/o inscrita en el registro de entidades de formación habilitado por la Administración pública competente.
¿Qué obligaciones tienen las entidades que imparten formación?
Las entidades que impartan formación deberán:
- Facilitar y corresponsabilizarse en el seguimiento de la participación de los alumnos del aprendizaje y su evaluación, así como en la investigación de metodologías y herramientas para la puesta al día del sistema.
- Someterse a los controles y auditorías de calidad que establezcan las administraciones competentes, cuyos resultados se incorporan a los registros.
- Mantener las exigencias técnico-pedagógicas de las instalaciones, equipamiento y medios humanos tenidas en cuenta para la acreditación o inscripción.
- Comunicar a la Administración pública competente cualquier cambio en su titularidad o forma jurídica.
- Así mismo, las entidades que impartan formación del Catálogo de especialidades formativas o dirigidas a la obtención de Certificados de Profesionalidad, deberán cumplir las prescripciones que les sean de aplicación en virtud de disposición legal o reglamentaria.
El incumplimiento de estas obligaciones podrá ocasionar la baja en el registro de la entidad de formación.
¿Cómo se realiza la inscripción en el Registro de Entidades de formación ante el Servicio Público de Empleo Estatal?
Las entidades de formación, que impartan formación no incluida en el Catálogo de especialidades formativas, deberán presentar el modelo de declaración responsable desarrollado, a través de la aplicación habilitada y disponible en la página web de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.
¿Existe algún requisito para acceder a la inscripción sin especialidad en el Registro de Entidades …. ?
La declaración ha de presentarse con el certificado de persona jurídica (CIF); o certificado de persona física, si la titularidad de la empresa coincide con el NIF del Representante Legal (autónomos).
No se admitirá la cumplimentación del impreso, si la entidad no está dada de alta previamente en el fichero de Entidades Comunes. En este caso deberá solicitar el alta a través las Oficinas de Empleo de las Comunidades Autónomas.
¿Qué datos se deben consignar en los campos NIF y Razón Social de la Entidad?
Es importante tener en cuenta que en el campo NIF de la declaración responsable se consignará en personas físicas el Número de Identificación Fiscal (NIF) o número de identificación de extranjero (NIE) y en personas jurídicas, el CIF.
A cada entidad de formación (identificada por el campo NIF de la declaración responsable) se le asignará un código único y distintivo.
¿Dónde puedo resolver las dudas que me surjan al cumplimentar la declaración?
Puede consultar las instrucciones publicadas en el apartado “Consultar documentación”-“Inscripción sin especialidades”.
¿Se asume alguna responsabilidad respecto de los datos consignados en la declaración?
La inexactitud o falsedad, así como el incumplimiento de requisitos, obligaciones y compromisos, determinarán la imposibilidad de continuar con la actividad de impartir formación profesional para el empleo, así como la baja del registro.
Sin perjuicio del régimen de infracciones y sanciones oportunas.
¿Qué versiones de navegador necesito para interactuar con el sistema?
Es conveniente acceder a las páginas de la aplicación con las últimas versiones de los navegadores. La configuración mínima será: Internet Explores 6, Mozilla Firefox 2,0, Opera 9, Safari 3,1, Chrome 1,0.
En cualquier caso, para poder firmar el Inicio y Fin de las acciones formativas, es necesario Internet Explorer.
¿Cómo se accede a la aplicación telemática?
Para acceder a la aplicación es necesario contar con un certificado de persona jurídica y un entorno de ejecucion JAVA instalado en el equipo.
¿Cómo obtengo un certificado digital?
Para obtener el certificado deben realizarse los siguientes pasos, en el orden que se señala a continuación:
Solicitar por Internet el certificado digital:
Se introduce el NIF de la persona que solicita el certificado y, de forma inmediata se obtiene un código.
Acreditación de la identidad en una Oficina de Registro (delegaciones de hacienda, ayuntamiento, organismos autónomos, etc)
Persona física DNI y fotocopia.
Persona jurídica: Documentación de la entidad (certificado del registro mercantil o registro público) y documentación del representante legal (certificado del registro del nombramiento y DNI)
Descarga del certificado en un plazo de 24 a 48 horas
¿Qué ocurre si soy autónomo con asalariados y por tanto no puedo obtener el Certificado de Persona Jurídica?
En ese caso, se deberá solicitar a la Fundación el alta en la aplicación telemática, para lo cual será necesario presentar la siguiente documentación:
- Solicitud firmada por el interesado.
- Relación nominal de trabajadores (antiguo TC2)
- Dirección de correo electrónico.
Si la solicitud es para darse de alta como entidad organizadora, será necesario presentar documentación adicional (ver a apartado Entidades Organizadoras).
Una vez hayamos accedido como empresa a la aplicación telemática, ¿podemos trabajar varios usuarios con el mismo certificado?
Todo usuario que quiera acceder a la aplicación, ha de contar necesariamente con su propio certificado de persona física (Ley de Protección de Datos). Previamente habrá que dar permiso de acceso desde la aplicación a dicho usuario.
¿Qué perfil de acceso elijo Bonificada u Organizadora?
Empresa Bonificada: Se accede como entidad que organiza y gestiona las acciones de formación de sus propios trabajadores.
Empresa Organizadora: Se accede como entidad que organiza y gestiona las acciones de formación de los trabajadores de otras empresas.
Si una empresa tiene perfil de entidad organizadora, ¿puede tener perfil de bonificada?
Si, puede darse de alta como de empresa bonificada. En ambos perfiles se debe utilizar la misma clave de acceso.
Cuando comienza el nuevo año ¿debo volver a cumplimentar los datos de todas las empresas que forman parte de mi agrupación?
Sí, al inicio de cada ejercicio deberá volver a dar de alta a las empresas de la agrupación, aunque no será necesario volver a incluir todos los datos, ya que introduciendo el CIF y razón social se volcarán el resto de los datos.
Estoy dando de alta una nueva empresa y en cuota de formación profesional me aparece el siguiente mensaje: -Cuota media estimada de la empresa. Pendiente de validación-, ¿qué significa?
Los datos de la cuota del ejercicio en curso serán facitilitados por la TGSS, hasta ese momento los datos facilitados son del ejercicio anterior y la aplicación permite la modificación de éstos. Una vez comprobados y volcados, aparecerá el texto: “Dato validado por la TGSS”, y no se permitirá su edición.
En el caso de empresas o centros de trabajo de nueva creación, ¿qué número de trabajadores debo incluir?
Se ha de indicar el número de nuevos trabajadores incorporados en el primer boletín presentado en la TGSS.
Al incluir la información de la Representación Legal de los Trabajadores aparece un mensaje indicando que existen discrepancias con los datos existentes.
Esta empresa habrá sido comunicada anteriormente en la Aplicación Telemática cumplimentando información distinta sobre la existencia o no de la RLT. Compruebe con la empresa afectada la veracidad de los datos. Para cambiar los datos debe remitirse a la FTFE documentación acreditativa de la información facilitada.
Como empresa bonificada, ¿puedo desautorizar o limitar a las empresas para que no me incluyan en ninguna agrupación?
A través de la pestaña de autorización las empresas con perfil bonificada podrán indicar si desean o no autorizar su participación con determinadas entidades organizadoras.
Estoy intentando incorporar una nueva empresa dentro de la agrupación, pero la aplicación no me lo permite, ¿por qué?
Posiblemente esa empresa esté dada de alta con el perfil de empresa bonificada y no haya autorizado previamente a la entidad organizadora
¿Dónde puedo encontrar los datos del CNAE y Convenio?
Estos datos los puede encontrar en los siguientes documentos de la Tesoreria General de la Seguridad Social, TA2 y TA6, respectivamente.
Una vez cumplimentado el convenio de referencia y el CNAE no me permite cambiar esos datos. ¿Cómo debo hacerlo?
Se deberá hacer la petición de cambio y hacer constar el motivo de éste.
¿Dónde puedo ver los movimientos de crédito de una empresa?
En el apartado “Datos económicos” pueden verse los movimientos de crédito de una empresa comunicados a través de la aplicación de la Fundación Estatal.
Como entidad organizadora ¿cómo puedo comprobar que la empresa participante se ha practicado la bonificacion?
En el apartado “Datos económicos” de la empresa se vuelcan ficheros de la TGSS que nos muestran el desglose del crédito por meses.
Ya he dado de alta la acción formativa, ¿puedo comenzar la formación?
No, primero ha de notificar y firmar el grupo formativo asociado a esa acción.
¿Por qué un grupo ha quedado en estado -modificado-?
Porque se ha comunicado algún cambio en los plazos permitidos y ha de volver a notificarse y firmar el grupo para que pase a estado “válido”. Si el cambio comunicado no estuviera realizado dentro de los plazos permitidos el grupo pasará a estado “incidentado”.
He cumplimentado todos los costes, pero me calcula una cofinanciación del 100%.
Hay que cumplimentar la parte inferior de los costes correspondiente a la bonificación mensual incluyendo el mes y el importe a aplicar, esta cantidad la trasladará a los costes totales y recalculará la cofinanciación.
¿Hasta cuándo permanece activo el icono -desfinalizar- un grupo y qué me permite modificar?
Permanece activo hasta el día 20 del mes siguiente en el que se comunica la finalización y nos permitirá realizar cambios referentes a participantes y costes. Una vez realizados los cambios debemos volver a firmar la finalización nuevamente.
¿Son admisibles las facturas electrónicas?
Sí, siempre y cuando la documentación no hubiera sido originalmente emitida en papel y que se cumplan los requisitos exigidos para su aceptación en el ámbito tributario (Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido).
¿Qué debo hacer si la factura no detalla el contenido exigido?
La factura podrá acompañarse de certificado o anexo, emitido por el proveedor del servicio, con la información requerida.
En el caso de errores en las facturas, ¿deben emitirse facturas rectificativas?
Si se trata de subsanar requisitos de contenido (fechas, número de participantes, número de horas,…) es suficiente con remitir un anexo sellado y firmado por el proveedor que complete la información. Si se trata de requisitos formales (razón social, CIF,…), se debe remitir el documento sustitutivo rectificativo.
Si una entidad organizadora contrata la impartición con un centro o institución especializada, ¿a quién debe ésta última emitir la factura: a la empresa que se aplica la bonificación o a la entidad organizadora?
Las entidades a las que las empresas encomienden la organización de la formación serán las responsables de contratar a la entidad de formación acreditada o inscrita que imparta las acciones formativas. Por tanto, el centro de impartición facturará a la entidad organizadora para que sea ésta última la que se encargue de facturar a la empresa sin coste añadido
En el caso en que la entidad organizadora contrate a una entidad de formación acreditada y/o inscrita para la impartición de la formación ¿puede, a su vez la entidad de formación contratar la impartición?
Las entidades de formación contratadas para la impartición de la formación no podrán subcontratar la actividad formativa, no considerándose subcontratación a estos efectos la contratación de personal docente.
¿Cómo deben contabilizarse los gastos de desarrollo de los cursos?
Si se trata de costes internos pueden contabilizarse en cuentas específicas, pero para una mayor operatividad, se recomienda que se contabilicen en las cuentas que les correspondan según su naturaleza.
En el caso de costes externos, se contabilizarán en cuenta separada o epígrafe específico en las cuentas del subgrupo 62 “Servicios exteriores” con la referencia “formación continua” o “formación profesional para el empleo”.
¿Qué es un Permiso Individual de Formación (PIF)?
Es el permiso retribuido y autorizado por la empresa a un trabajador, para la realización de un curso, dirigido a la obtención de un título oficial (título publicado en un Boletín Oficial).
¿Qué se bonifica la empresa si un trabajador disfruta de un Permiso Individual de Formación?
Se bonificará los costes salariales correspondientes a las horas laborales que el trabajador invierta en su formación.
¿Cómo se solicita un Permiso Individual de Formación a la empresa?
Las empresas pondrán a disposición de los trabajadores que lo requieran el modelo de solicitud de concesión del permiso, que el trabajador deberá cumplimentar y mantener en la empresa custodiar.
¿Está la empresa obligada a autorizar un Permiso Individual de Formación?
La denegación de autorización por parte de la empresa siempre debe estar suficientemente motivada por razones organizativas o de producción.
¿Qué crédito tengo para bonificar Permisos Individuales de Formación?
La empresa dispondrá de un crédito adicional de hasta un 5% respecto a su crédito anual. Si el coste del permiso supera este 5%, el crédito adicional será el equivalente al de los costes salariales de los permisos que comunique, con los siguientes límites:
- 200 horas para empresas de 1 a 9 trabajadores
- 400 horas para empresas de 10 a 49 trabajadores
- 600 horas para empresas de 50 a 249 trabajadores
- 800 horas para empresas de 250 a 499 trabajadores
A partir de 500 trabajadores, 800 horas más 200 horas adicionales por cada 500 trabajadores más.
¿Qué requisitos debe tener la formación para solicitar un Permiso Individual de Formación?
- Acreditación oficial, titulación oficial, títulos de formación profesional y certificados de profesionalidad; acreditación de competencias para el ejercicio de una ocupación u oficio o reconocimiento de la experiencia profesional.
- No debe estar incluida en los cursos desarrollados por la empresa.
- La modalidad de impartición debe ser en todo o parte presencial.
¿Existe algún límite de horas a solicitar por Permiso?
El límite está en 200 horas por permiso y curso académico o año natural.
¿La formación que solicita un trabajador para realizar un Permiso Individual de Formación tiene obligatoriamente que estar relacionada con la actividad de la empresa?
No necesariamente, puede ser objeto tanto de desarrollo técnico-profesional como formación personal del trabajador.
¿Ha de cumplirse el requisito de Información a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT)?
Al igual que en las acciones formativas, hay que informar antes del inicio del disfrute del permiso a la Representación Legal de los Trabajadores.
¿Cuándo se puede aplicar la bonificación de un PIF?
Las bonificaciones se podrán aplicar a medida que se abonen los salarios de los trabajadores que disfruten los permisos, o bien, a la finalización del mismo.
En todo caso, al finalizar el año en curso, habrá que comunicar la finalización del permiso a través de la aplicación telemática.
¿Cómo calculo el importe de la bonificación?
Será el equivalente al salario del trabajador y a las cotizaciones devengadas a la Seguridad Social teniendo en cuenta el número de horas de disfrute.
Dicho salario estará constituido por salario base, antigüedad y complementos fijos, así como por la parte correspondiente de pagas extras.
¿Cómo se comunican el inicio y finalización de los permisos?
Las comunicaciones de inicio y finalización de los permisos, al igual que de las acciones formativas, se realizarán a través de la aplicación telemática.
¿Qué documentación ha de custodiarse relativa a los PIF?
- Anexo I (solicitud realizada por el trabajador y concesión por parte de la empresa para la realización del correspondiente PIF).
- Soportes de entradas y salidas del trabajador de la empresa (listado si fichan, partes de firmas, etc.) durante las fechas en las que se recibió la formación.
- Documentación soporte del coste imputado por todo el período de disfrute del Permiso por parte del trabajador (Nóminas, modelo 190).
- Fotocopia de la Matrícula del curso reconocido por una Titulación Oficial obtenida por el trabajador.
- Justificación de la anotación contable y del ingreso de la bonificación aplicada por los PIF (asientos, mayores contables, etc).
- Comunicación a la RLT, en el caso que la hubiere.
- En el caso de ser un Título Universitario Propio deberán custodiar la resolución de la Junta de Gobierno o Consejo Social de la Universidad donde se apruebe dicho Título.
- Cuando se trate de permisos de conducción deberán custodiar la copia del permiso de conducción obtenido tras la realización del PIF, documentos oficiales de la DGT de inscripción, tasas, examen, resultados, etc.
- En el caso de otras acreditaciones oficiales deberán custodiar el carné profesional obtenido tras la realización del PIF.
¿Qué costes son bonificables?
Todos los costes directos o de impartición y los que pueden considerarse indirectos y de organización, que estarán sujetos, a efectos de bonificación, a los siguientes límites:
- Costes indirectos: 10% del coste total de la actividad formativa
- Costes de organización (costes de la entidad externa a la cual se encomiende la organización):
20% empresas de hasta 5 trabajadores
15% empresas de entre 6 y 9 trabajadores
10% empresas a partir de 10 trabajadores
¿Qué es cofinanciación privada?
¿Qué se entiende por cofinanciación privada?
Fundae otorga un crédito de formación a las empresas pero, según el tamaño de la empresa, les solicita que hagan alguna aportación. A ello le llaman “cofinanciación privada”. Así pues, las empresas, según el número de trabajadores, tienen la obligación de ser partícipes en la financiación de los costes de formación en unas cantidades determinadas.
Actualmente, los porcentajes que se les exigen son:
- De 1 a 9 trabajadores: 5%
- De 10 a 49 trabajadores: 10%
- De 50 a 249 trabajadores: 20%
- Más de 250 trabajadores: 40%
¿Cómo puedes cumplir con las exigencias de esta aportación privada?
A través de los costes de personal. Cuando un curso se realiza dentro del horario laboral, a la empresa le supone un coste tener al trabajador formándose, en lugar de estar en su puesto de trabajo. Este coste/hora laboral será la aportación de la empresa a la formación de sus trabajadores.
Cuando el coste de la formación es superior a la bonificación. En ocasiones el coste de un curso es superior al máximo bonificable permitido por la Fundae. Esta diferencia entre el coste de la formación y el importe a bonificar también se considera una aportación de la empresa a la formación.
Requisito que debe cumplirse al cierre del Expediente.
Es decir, puedes tener cursos fuera del horario laboral pero que su coste sea superior al máximo bonificable; cursos dentro del horario laboral y que te lo bonifiques todo, o incluso, cursos fuera del horario laboral y bonificados al 100%. Cada curso es diferente pero hay que controlar que se está cumpliendo con el porcentaje de cofinanciación privada que exige la Fundae.
Apostamos por la Gestión Integral del Expediente para el correcto control de este requisito, ya que con el cierre individual de cada curso finalizado podríais encontraros con la desagradable sorpresa de que la Fundae os exija la devolución de la bonificación por no haber cumplido con dicha aportación privada.
¿Cómo calculo el importe de los costes de formación bonificables?
Se cuantificarán todos los gastos en los que ha incurrido la empresa para el desarrollo de cada grupo formativo. Los gastos indirectos y de organización estarán sujetos, a efectos de bonificación, a los siguientes límites:
- Costes indirectos: 10% del coste total de la actividad formativa
- Costes de organización (costes de la entidad externa a la cual se encomiende la organización):
20% para empresas de hasta 5 trabajadores
15% para empresas de entre 6 y 9 trabajadores
10% para empresas a partir de 10 trabajadores
¿Son bonificables los costes salariales de los trabajadores que asisten a la formación?
Los costes salariales de los trabajadores que reciben la formación en jornada laboral no se consideran bonificables, pero se computarán para determinar la cofinanciación privada. A estos efectos, sólo podrán tenerse en cuenta las horas de dicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en la formación.
¿Es admisible la imputación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) como coste formativo bonificable?
Como regla general, no es admisible la imputación del IVA como coste formativo bonificable, excepto para las entidades exentas o no sujetas al impuesto.
Los gastos de preparación, evaluación y coordinación de un grupo formativo ¿tienen la consideración de costes directos o costes asociados?
Los gastos de preparación de clases, tutorías, evaluación y seguimiento de un grupo formativo, así como los relativos a la preparación de medios didácticos tendrán la consideración de costes directos.
Por otro lado, los gastos de personal de apoyo para el desarrollo de la actividad formativa tendrán la consideración de costes indirectos.
En el caso de facturas rectificativas de otras emitidas anteriormente ¿debe aportarse el correspondiente abono de la factura que se sustituye?
Sí, para que la nueva factura emitida sea admitida es imprescindible que se aporte el abono de la factura sustituida.
Los soportes justificativos de los grupos notificados a efectos de cofinanciación privada ¿deben reunir los mismos requisitos que los correspondientes a los grupos notificados a efectos de bonificación?
Sí, deben reunir los mismos requisitos.
¿Cómo se calcula el coste salarial de los trabajadores que reciben formación en jornada laboral?
Puede calcularse de dos formas:
- Coste hora medio: en base a la masa salarial de la empresa:
[(Salario bruto + Seguridad a cargo de la empresa)/Número de trabajadores en plantilla)]/Número de horas anuales trabajadas (convenio)
- Cálculo del coste/hora de los trabajadores que participan en el grupo:
[(Suma del salario bruto anual de los trabajadores + Seguridad a cargo de la empresa)/Número de trabajadores participantes]/Número de horas anuales trabajadas (convenio)
En ambos casos debe conservarse, por si fuera requerida, la documentación acreditativa así como el detalle del cálculo en el que aparezca el salario bruto de cada trabajador o la masa salarial utilizada para el mismo. Si el número de horas anuales trabajadas es claramente inferior a 1.750 horas, podrá requerirse el convenio o el contrato para acreditar dicha jornada.
¿Qué consecuencias tiene la anulación de participantes por el cruce de vida laboral en los costes?
Los costes imputados para cada grupo se calculan en base a los participantes finalizados; por tanto, cualquier anulación de participantes supone el ajuste automático de los costes imputados (directos, asociados y salariales).
¿Cómo debo contabilizar la bonificación practicada?
La bonificación puede considerarse una subvención, por lo que es posible crear una cuenta contable en el subgrupo 74 “Subvenciones a la explotación”, que podría denominarse “Ingresos por formación en el empleo”, o bien, en el subgrupo 75 “Otros ingresos de gestión”.
¿Cómo debe considerarse la bonificación a efectos de su contabilización como un menor gasto o como un ingreso?
La contabilización de la bonificación supondrá un menor gasto para la empresa que se aplica la bonificación que deberá quedar reflejado en su contabilidad.
¿Qué es la comprobación de resultados?
Es el proceso en el que se cruza la información sobre la comunicación realizada por la empresa a través de la aplicación telemática del SEPE, con la bonificación practicada por ésta según información facilitada por la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).
Como resultado de dicha comparación, la comunicación puede ser:
- Las cantidades bonificadas son iguales o inferiores a las comunicadas a la Fundación.
- No conforme. Las bonificaciones practicadas ante la TGSS son superiores a las comunicadas a la Fundación. Las causas de esta diferencia son comunicadas, por escrito, a la entidad bonificada, para su posible alegación o subsanación de errores.
¿Cómo se realizan las comunicaciones de las comprobaciones de resultados?
Las comprobaciones “conformes” se comunican a través de la aplicación telemática del año en correspondiente y las comprobaciones “no conformes” y se remiten por correo postal a la empresa beneficiaria de la bonificación.
¿Qué datos se tienen en cuenta en la comprobación de las bonificaciones aplicadas?
En la fase de comprobación de las bonificaciones aplicadas, se tienen en cuenta los siguientes datos:
- Importe máximo bonificable de cada grupo finalizado.
- Bonificaciones Aplicadas: la TGSS remite periódicamente. información relativa a las bonificaciones que se han aplicado las empresas en concepto de formación profesional.
- Cumplimiento de la cofinanciación privada.
- Crédito asignado-
- Cumplimiento del total de los colectivos prioritarios.
- Cumplimiento del deber de información a la RLT.
- Cruce de la vida laboral de los participantes finalizados.
- Resultado de las actuaciones de Seguimiento y Control.
Si la comprobación es no conforme ¿qué puedo hacer?
Puede realizar la devolución de la cantidad solicitada o bien formular las alegaciones que estimen oportunas al escrito recibido.
Si no se produce la devolución o las alegaciones no son aceptadas, el SEPE lo comunicará a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para la apertura de las actas de liquidación y, en su caso, de sanción.
Las devoluciones deberán ser efectuadas en el nº de cuenta ES32 9000-0001-20-0203405128 del Banco de España, a nombre del Servicio Público de Empleo Estatal, debiendo indicar el número de expediente, la razón social y su CIF.
Una vez realizada, se remitirá el justificante del ingreso a la Fundación, a través del formulario disponible en el apartado Devoluciones Banco de España en la página de acceso a la aplicación de bonificaciones. Para ello, es necesario disponer de certificado digital de persona física o jurídica de la empresa bonificada u organizadora.
¿Qué ocurre si no se realiza la devolución?
Si no se produce la devolución o las alegaciones no son aceptadas, el SEPE lo comunicará a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para la apertura de las actas de liquidación y, en su caso, de sanción.
Las devoluciones deberán ser efectuadas en el nº de cuenta ES 9000-0001-20-0203405128 del Banco de España, a nombre del Servicio Público de Empleo Estatal, debiendo indicar el número de expediente, la razón social y su CIF.
¿Cuáles son los requisitos que deben cumplir los trabajadores para ser considerados participantes válidos?
En el proceso de comprobación de resultados se realiza un cruce de vida laboral de los participantes comunicados a la fecha de inicio de cada grupo con los datos obrantes en la TGSS. Como resultado de dicho cruce se anulan todos aquellos participantes que no se encuentran de alta, son trabajadores autónomos o pertenecen a una empresa diferente a la que consta en la aplicación telemática, entre otros.
He recibido una comprobación de resultados -no conforme-, debido a una transformación societaria de mi empresa
Aquellas empresas que reciban comunicación de comprobación de las bonificaciones aplicadas “no conforme” debido a un proceso de fusión, absorción o transformación societaria, no comunicado durante el ejercicio, deben acreditarlo en la fase de alegaciones con la siguiente documentación: escrituras públicas, inscripción en el registro y copia de la tarjeta fiscal.
Una vez dicho proceso haya sido acreditado se procederá a actualizar los datos relativos a cuota, plantilla, formación, etc. así como a regularizar las incidencias de vida laboral que pudieran haberse producido.
Hay que recordar que los datos relativos a cuota y plantilla se validan con los datos procedentes de la TGSS.
He recibido una comprobación de resultados -no conforme-, debido a una subrogación
En el caso de subrogaciones con cesión de trabajadores de una empresa a otra deberán aportar TC2 del último mes de cotización en la empresa antecesora, TC2 del primer mes de cotización en la empresa sucesora, cabeceras de nóminas y copia de toda aquella documentación a la que haya dado lugar dicha operación.
Una vez dicho proceso haya sido acreditado se procederá a actualizar los datos relativos a cuota, plantilla, formación, etc. así como a regularizar las incidencias de vida laboral que pudieran haberse producido.
Hay que recordar que los datos relativos a cuota y plantilla se validan con los datos procedentes de la TGSS.
¿Qué ocurre con las empresas que han sido objeto de actuaciones de Seguimiento y Control?
Pueden ver disminuido el crédito justificado como resultado de las desviaciones o incidencias detectadas en las mismas.
Dichas incidencias no se van a encontrar reflejadas en la hoja de visita que se hace entrega al finalizar la misma, sino que se comunicarán en la carta donde se notifica el resultado de las gestiones técnicas efectuadas durante el proceso de comprobación del crédito
¿Existe posibilidad de aplazamiento de pago en el caso de que proceda efectuar la devolución de una determinada cantidad tras la comprobación de resultados?
No se pueden conceder aplazamientos y/o fraccionamiento de la deuda, ya que el procedimiento de recaudación recae sobre la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Cómo se calcula el cumplimiento de la cofinanciación privada y que ocurre si se incumple?
La cofinanciación privada se calcula aplicando el porcentaje exigido sobre el total de los costes totales de la formación una vez comprobados (y en su caso, ajustados) por la Fundación. La diferencia entre la cantidad resultante y el total de los costes ajustados actuará de límite para la bonificación que se reconocerá a la empresa en el proceso de comprobación del crédito. Si éste fuera el importe menor de los importes a considerar, se habría incumplido el porcentaje de cofinanciación privada y resultará una minoración de la bonificación practicada.
¿Qué ocurre si han transcurrido los diez días de plazo para acceder al contenido de una comprobación de resultados puesta a disposición en la sede electrónica?
En dicho caso, la notificación caducará, y el SEPE lo comunicará a la ITSS para la apertura de las actas de liquidación y, en su caso, de sanción.
